BIP - Instytucje Kultury i Sportu Miasta Pabianice

Zarządzenie 2/2021

ZARZĄDZENIE NR 2

Dyrektora Miejskiego Ośrodka Kultury im. Zbigniewa Herberta
w Pabianicach z dnia 4 stycznia 2021 r.

w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej.

Na podstawie 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 869.), komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF Nr 15, poz. 84) oraz na podstawie Statutu Miejskiego Ośrodka Kultury im. Zbigniewa Herberta w Pabianicach (Załącznik do Uchwały Nr XXXVII/483/17 Rady Miejskiej w Pabianicach z dnia 2 marca 2017) zarządza się, co następuje:

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1

1. Kontrolę zarządczą w Miejskim Ośrodku Kultury, zwanym dalej MOK, zwaną zamiennie IK, stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w MOKu w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1. zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

2. skuteczności i efektywności działania;

3. wiarygodności sprawozdań;

4. ochrony zasobów;

5. przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;

6. efektywności i skuteczności przepływu informacji;

7. zarządzania ryzykiem.

§ 2

1. Informacje zarządcze stanowią podstawę dla Dyrektora IK do właściwego organizowania systemu kontroli zarządczej, w tym do podejmowania działań korygujących dla osiągnięcia celów i realizacji zadań IK oraz podpisania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.

2. Informację zarządczą stanowią m.in.:

1. wyniki kontroli instytucjonalnych, realizowanych m.in. przez zewnętrzne służby kontroli;

2. czynności przeprowadzane w ramach kontroli finansowo-księgowej;

3. kontrola funkcjonalna przeprowadzana przez dyrektora lub pracowników przez niego wskazane

4. stały monitoring planów rocznych (procesów i zadań);

5. wyniki systemu zarządzania ryzykiem wewnętrznym;

6. samokontrola.

§ 3

Działania podejmowane w zakresie kontroli zarządczej powinny być:

1. adekwatne – zaplanowane w taki sposób, aby zabezpieczały IK przed danym ryzykiem;

2. skuteczne – aby faktycznie zabezpieczały IK przed wystąpieniem lub skutkami danego ryzyka;

3. efektywne – powinny ograniczać ryzyko w pożądanym stopniu przy wykorzystaniu najmniejszych możliwych nakładów; należy dążyć do tego, aby koszty wdrożenia i funkcjonowania danego mechanizmu nie były wyższe niż przewidywane szkody, które mogłyby powstać, gdyby ten mechanizm nie funkcjonował.

§ 4

Użyte w zarządzeniu pojęcia oznaczają:

1. kontrola zarządcza – ogół działań podejmowanych w IK dla zapewnienia osiągnięcia celów i realizacji zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy;

2. informacja zarządcza – informacja, która ma wpływ na organizację systemu kontroli zarządczej, a w szczególności na proces podejmowania decyzji. Na podstawie uzyskanej informacji Dyrektor IK może podejmować działania zarządcze, umożliwiające osiąganie celów i realizację zadań IK, lub też uzyskuje zapewnienie, że IK osiąga swoje cele i realizuje zadania w sposób zgodny z prawem, oszczędny i terminowy;

3. kierownik komórki organizacyjnej – kierownik, osoba kierująca wieloosobowym stanowiskiem pracy lub osoby zajmujące samodzielne stanowiska pracy wyodrębnione w strukturze organizacyjnej IK;

4. procedura – dokument wdrożony w IK przez Dyrektora IK, który określa tryb i sposób postępowania obowiązujący przy realizacji danego zadania (np. regulamin zamówień publicznych, instrukcja kasowa, instrukcja w sprawie zasad zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków). Procedura może dotyczyć wszystkich procesów, w tym spraw finansowo-księgowych.

Rozdział II

Funkcje kontroli zarządczej

§ 5

Podstawowe funkcje kontroli zarządczej w IK to:

1. monitorowanie stopnia osiągania celów i realizacji zadań z przyjętymi założeniami oraz w przypadku, gdy to jest konieczne, podejmowanie działań korygujących;

2. uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że wydatki publiczne są dokonywane:

1. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów,

2. w sposób umożliwiający terminową realizację zadań,

3. w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;

4. zgodnie z przepisami prawa.

3) ocena prawidłowości realizowanych zadań.

Rozdział III

Odpowiedzialność

§ 6

1. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków Dyrektora IK.

2. Dyrektor IK na podstawie informacji zarządczych podejmuje działania umożliwiające osiąganie celów i realizację zadań IK lub też uzyskuje zapewnienie, że instytucja osiąga swoje cele i realizuje zadania w sposób zgodny z prawem, oszczędny i terminowy.

§ 7

Zastępcy Dyrektora lub kierujący komórkami organizacyjnymi IK ponoszą odpowiedzialność za nadzorowanie i kontrolowanie procesów zachodzących w kierowanych przez nich komórkach, w sposób dający Dyrektorowi IK racjonalne zapewnienie, że:

1. działania podległych im komórek pozostają w zgodzie z przepisami prawa, zasadami przyjętymi w IK (procedurami) oraz ze standardami;

2. zasoby, jakimi dysponuje jednostka, są zużywane oszczędnie i gospodarnie, a usługi świadczone klientom są na odpowiednim poziomie;

3. sporządzane są plany komórek z uwzględnieniem celów i zadań, plany te są monitorowane, a w konsekwencji są osiągane zamierzone rezultaty;

4. dane i informacje publikowane lub udostępniane wewnętrznie czy na zewnątrz są rzetelne, wiarygodne i aktualne;

5. zasoby organizacji (włączając w to pracowników, systemy, dane, informacje i reputację) są dostatecznie zabezpieczone i nadzorowane;

6. w jednostce przestrzegane są wartości etyczne;

7. ryzyka związane z realizacją zadań są na bieżąco identyfikowane i monitorowane w celu podejmowania działań zaradczych lub korygujących.

§ 8

Nadzorowanie i kontrolowanie jest funkcją kierowania i pozostaje integralną częścią ogólnego procesu zarządzania IK. W związku z tym do obowiązków kierowników wszystkich szczebli należy:

1. przedstawianie propozycji zasad (polityki), planów, standardów działań, systemów i innych środków, aby zminimalizować, ograniczyć lub usunąć ryzyko związane ze zidentyfikowanym zagrożeniem;

2. identyfikowanie i ocena ryzyka niepowodzenia (nieprawidłowości, straty itp.) związanego z konkretnym obszarem działań;

3. stosowanie innych narzędzi nadzorowania i kontrolowania, które zachęcają podległych pracowników do wykonywania obowiązków w taki sposób, aby osiągnąć cele kontroli zarządczej wymienione powyżej, oraz wymagają tego od nich;

4. zapewnianie skuteczności wykonywania kontroli zarządczej i dbanie o ciągłą poprawę realizowanych przez nich procesów.

§ 9

1. Samokontrola jest jednym z istotnych elementów ustanowionego systemu kontroli zarządczej w IK.

2. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy IK bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.

3. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników na podstawie obowiązujących przepisów prawa i obowiązków wynikających z zakresu czynności służbowych.

4. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości pracownik dokonujący samokontroli jest zobowiązany podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości oraz niezwłocznie poinformować o tych nieprawidłowościach swojego przełożonego.

5. Przełożony, który został poinformowany o ujawnionych nieprawidłowościach, zobowiązany jest podjąć niezwłocznie decyzję w sprawie dalszego postępowania.

Rozdział IV

Stosowanie standardów kontroli zarządczej w IK

§ 10

1. Instytucja Kultury stosuje standardy kontroli zarządczej (zwane dalej zamiennie „standardami”), określone przez Ministra Finansów, które definiują podstawowe wymagania odnoszące się do budowy systemu kontroli zarządczej w sektorze publicznym oraz stanowią zbiór wskazówek przeznaczonych dla osób odpowiedzialnych za funkcjonowanie kontroli zarządczej.

2. Celem stosowania standardów jest dążenie do funkcjonowania spójnego i jednolitego modelu kontroli zarządczej z uwzględnieniem zadań IK i warunków, w których IK działa.

3. System kontroli zarządczej w IK opiera się na następujących elementach standardów:

1. środowisko wewnętrzne,

2. cele i zarządzanie ryzykiem,

3. mechanizmy kontrolne,

4. informacja i komunikacja,

5. monitorowanie i ocena.

Rozdział V

Środowisko wewnętrzne

§ 11

1. Środowisko wewnętrzne jest podstawą działania IK; prawidłowe funkcjonowanie jego elementów przyczynia się do osiągania celów i realizacji zadań IK.

2. Obowiązkiem pracowników IK jest wykonywanie powierzonych zadań w sposób rzetelny i bezstronny.

3. Pracownicy IK przestrzegają zasad etycznych.

4. Do promowanych wartości etycznych zalicza się w szczególności: dbałość o środki publiczne z uwzględnieniem interesu publicznego, unikanie konfliktu interesów, przestrzeganie przepisów prawa, sumienne, sprawne i bezstronne wykonywanie zadań, współpracę z innymi organami administracji publicznej, godną postawę

w miejscu pracy i poza nim, stały rozwój zawodowy.

§ 12

1. Stosowane w IK procedury naboru mają na celu wybór najlepszego kandydata spośród ubiegających się o stanowisko. Proces naboru przeprowadzany jest tak, aby urzeczywistniał wymogi otwartości i konkurencyjności.

2. Instytucja Kultury umożliwia rozwój kompetencji zawodowych (dalsze podnoszenie kompetencji osób zarządzających i pracowników przez np. kursy, szkolenia, konferencje).

3. Pracownicy są zobowiązani do samokształcenia i udziału w szkoleniach.

§ 13

1. Struktura organizacyjna IK jest dopasowana do aktualnych celów i zadań IK.

2. Zakresy zadań, uprawnień, odpowiedzialności i podległości poszczególnych komórek organizacyjnych oraz pracowników komórek organizacyjnych są określone w sposób spójny i przejrzysty, podlegają bieżącemu monitorowaniu oraz aktualizacji.

3. Każdy pracownik dysponuje określonym w formie pisemnej aktualnym zakresem obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Projekt zakresu obowiązków opracowuje bezpośredni przełożony danego pracownika, a zatwierdza Dyrektor IK.

§ 14

1. Delegowania uprawnień dokonuje się w ramach przyjętej struktury organizacyjnej; dotyczy ono zarówno osób zarządzających, jak i pracowników.

2. Zakres stałych uprawnień głównego księgowego, zastępców Dyrektora IK

i kierowników komórek organizacyjnych jest ustalony w regulaminach organizacyjnych IK.

3. Prowadzone są rejestry udzielonych upoważnień i pełnomocnictw, w tym odrębnie do reprezentacji sądowej oraz w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji.

Rozdział VI

Cele IK i zarządzanie ryzykiem

§ 15

1. Miejski Osrodek Kultury im. Zbigniewa Herberta w Pabianicach posiada zdefiniowana misję.

2. Zadania IK określają:

   1. statut IK;

   2. regulamin organizacyjny IK;

   3. plan działalności IK, na który składają się cele oraz zadania zaplanowane na dany rok.

3. Podstawą sporządzenia planu działalności jest plan finansowy zatwierdzony na dany rok.

4. Co najmniej raz w roku, nie później niż do 31 stycznia roku, na który tworzony jest plan działalności, należy opracować wykaz ryzyk (zdarzeń niepewnych), wraz z funkcjonującymi i proponowanymi mechanizmami kontrolnymi, ograniczającymi występujące ryzyko.

§ 16

1. System zarządzania ryzykiem jest istotnym narzędziem w sprawowaniu skutecznej kontroli zarządczej.

2. W celu realizacji ww. obowiązków wszyscy pracownicy aktywnie uczestniczą w procesie zarządzania ryzykiem w IK.

3. Identyfikacji, analizy i oceny ryzyka oraz ustalenie metod przeciwdziałania ryzyku dokonują kierujący komórką organizacyjną raz w roku, podczas przygotowania propozycji do rocznego planu działania IK.

Rozdział VII

Mechanizmy kontroli

§ 17

Wdrażane mechanizmy kontroli powinny spełniać następujące kryteria:

1. adekwatności – stanowić zamierzoną odpowiedź na zidentyfikowane ryzyko;

2. skuteczności – skutecznie reagować na zidentyfikowane ryzyko, działać zgodnie z założeniami, zabezpieczać przed daną przyczyną lub/i ograniczać skutki;

3. niezależności – być niezależne od uznania, decyzji lub błędu człowieka;

4. efektywności – pozwalać na skuteczne postępowanie z ryzykiem przy możliwie najmniejszych nakładach; koszty wdrożenia i stosowania mechanizmów kontroli nie powinny przewyższać uzyskanych korzyści.

§ 18

1. Dokumentację systemu kontroli zarządczej w IK stanowią dokumenty prawa wewnętrznego, procedury, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne dokumenty wewnętrzne.

2. Dokumentacja jest dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

§ 19

1. W IK prowadzony jest nadzór nad wykonywaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

2. Właściwy nadzór służbowy obejmuje w szczególności:

1. jasne komunikowanie obowiązków, zadań i odpowiedzialności każdemu z pracowników oraz systematyczną ocenę ich pracy w niezbędnym zakresie

3. Do sprawowania nadzoru w ramach posiadanych kompetencji są wykorzystywane funkcjonujące narzędzia, takie jak m.in.:

1) plany działalności i sprawozdania z ich wykonania;

3) przeprowadzona identyfikacja zagrożeń realizacji celów;

4) monitoring realizacji zadań

5) oświadczenie o stanie kontroli zarządczej.

§ 20

1. W IK funkcjonują mechanizmy kontroli, mające na celu zapewnienie utrzymania ciągłości działalności (nieprzerwane wykonywanie jej zadań). W szczególności uregulowano:

1) system stałych zastępstw;

2) planowanie urlopów;

3) politykę rachunkowości;

§ 21

1. W IK dostęp do zasobów jednostki mają wyłącznie upoważnione osoby.

2. Osobom zarządzającym, kierownikom komórek organizacyjnych i pracownikom powierzono odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów IK.

3. Dostęp i ochrona dotyczą w szczególności:

1) budynków i pomieszczeń;

2) dokumentów i informacji prawnie chronionych;

3) danych osobowych;

4) systemów i sieci informatycznych;

5) inwentaryzowania zasobów;

6) bezpieczeństwa pożarowego;

7) bezpieczeństwa i higieny pracy.

§ 22

1. Wdrożone w IK mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych zakładają:

1) rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie wszystkich zachodzących operacji;

2) ewidencjonowanie wszystkich etapów rozliczeń poprzedzających płatność dochodów i wydatków, w tym zaangażowania środków;

3) kontrolowanie przez głównego księgowego jednostki kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji finansowych i gospodarczych;

4) autoryzację wszystkich operacji finansowych przez Dyrektora IK lub osoby przez niego upoważnione;

5) wprowadzenie podziału kluczowych obowiązków dotyczących zatwierdzania, realizacji i rejestrowania operacji finansowych między różnych pracowników

na różnych poziomach kontroli finansowej, tj.:

a) wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań: analiza potrzeb, określenie szacunkowej wysokości zobowiązania, zbadanie projektów dokumentów skutkujących zaciąganiem zobowiązania oraz sprawdzenie jego zgodności

z planem finansowym i harmonogramem,

b) kontroli merytorycznej: sprawdzenie zgodności przedmiotu zamówienia

z wnioskiem lub umową, kontrola jego oceny i jakości oraz potwierdzenie wykonania dostawy lub świadczenia usług,

c) kontroli formalno-rachunkowej: sprawdzenie, czy dokumenty dotyczące operacji gospodarczej są zgodne z przepisami prawa oraz wolne pod błędów rachunkowych,

d) wstępnej kontroli operacji gospodarczej: złożenie przez głównego księgowego IK podpisu świadczącego o tym, że nie zgłasza zastrzeżeń do oceny merytorycznej i formalno-rachunkowej, dokonanej wcześniej przez właściwych pracowników, oraz że zobowiązania mieszczą się w planie finansowym,

a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie;

6) weryfikację tego typu operacji przed realizacją i po realizacji.

2. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczych regulują przyjęte w jednostce akta prawa wewnętrznego,

w szczególności:

1) polityka rachunkowości, określająca m.in.:

a) ujmowanie w księgach rachunkowych zapisów zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,

b) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,

c) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,

d) sporządzanie sprawozdań finansowych,

e) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą o rachunkowości;

2) instrukcja w sprawie obiegu i kontroli dokumentów księgowych;

3) instrukcja w sprawie zaciągania zobowiązań oraz dokonywania wstępnej kontroli;

5) instrukcja inwentaryzacyjna;

6) zasady zamówień publicznych;

7) inne regulacje mające wpływ na proces wydatkowania środków publicznych.

3. Wykonanie dyspozycji środkami pieniężnymi Dyrektor IK powierza głównemu księgowemu.

4. Poszczególne czynności związane z realizacją operacji finansowych lub gospodarczych są wykonywane wyłącznie przez osoby do tego upoważnione.

§ 23

1. W ramach mechanizmów służących zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych w szczególności:

1) korzysta się wyłącznie z aplikacji zatwierdzonych do użytku (autoryzowanych);

2) wprowadza się fizyczne i logiczne środki zapobiegające nieuprawnionemu dostępowi do zasobów informatycznych;

3) stosowane jest oprogramowanie antywirusowe;

2. Szczegółowe regulacje dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa w zakresie systemów i zasobów informatycznych zawarto m.in. w polityce bezpieczeństwa.

Rozdział VIII

Informacja i komunikacja

§ 24

1. W IK dąży się do zapewnienia osobom zarządzającym i pracownikom właściwej, rzetelnej informacji potrzebnej do realizacji zadań, dostarczonej w odpowiedniej formie i czasie.

2. Przekazywana informacja powinna być:

2) terminowa;

3) aktualna;

4) dokładna – powinna być rzetelna i poprawna (niezniekształcona czy przeinaczona), powinna być również jak najbardziej kompletna, aby dawała możliwie szeroki i rzeczywisty ogląd zagadnienia;

5) dostępna – należy zadbać, aby osobom upoważnionym dało się ją łatwo i w sposób przystępny uzyskać.

§ 25

1) obowiązkiem każdego pracownika wykonującego zadanie jest informowanie przełożonych o stwierdzonych nieprawidłowościach lub/i zagrożeniach w związku z realizacją zadania;

2) szybki, sprawny i efektywny przepływ informacji w IK zapewniają m.in. kanały elektronicznej komunikacji wewnętrznej oraz narady, szkolenia i spotkania

w zespołach i grupach roboczych.

§ 26

1. Kanałami komunikacji zewnętrznej, zgodnie z zasadami komunikacji określonymi przez Dyrektora IK, są w szczególności:

1) strona internetowa IK;

2) Biuletyn Informacji Publicznej;

4) udzielanie informacji w trybie dostępu do informacji publicznej;

5) przyjmowanie i rozpatrywanie skarg i wniosków.

2. Informacje na stronie internetowej oraz w Biuletynie Informacji Publicznej są aktualizowane na bieżąco.

Rozdział IX

Monitorowanie i ocena

§ 27

1. Skuteczność poszczególnych elementów kontroli zarządczej podlega bieżącemu monitorowaniu w celu rozwiązywania zidentyfikowanych problemów.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy są zobowiązani
   do przekazywania wszelkich informacji, które mogą wpływać na ocenę działania IK, w szczególności:

1. różnic inwentaryzacyjnych;

2. wykrytych oszustw i manipulacji;

3. uwag zewnętrznych organów nadzoru lub kontroli;

4. skarg pracowników, oferentów;

5. skarg , wniosków, zażaleń klientów IK.

3. Celem monitorowania jest:

1) pozyskanie i zgromadzenie w jednym miejscu informacji dotychczas gromadzonych w różnych obszarach działalności IK i przez różne komórki organizacyjne;

2) przetworzenie ich w informacje zarządcze.

§ 28

1. W celu prowadzenia bieżącej oceny kontroli zarządczej i funkcjonowania

jej poszczególnych elementów oraz upewnienia się co do stopnia realizacji funkcjonowania poszczególnych standardów kontroli zarządczej w IK raz w roku przeprowadzana jest samoocena.

2. Decyzja dotycząca zakresu, formy i sposobu przeprowadzenia samooceny należy do Dyrektora IK.

3. Samoocena powinna być udokumentowana i powinna stanowić proces odrębny

od bieżącej działalności.

4. Udokumentowaniem procesu samooceny w IK są:

1) ankieta samooceny;

2) analiza wyników samooceny, zawierająca wskazanie słabych elementów kontroli zarządczej oraz przewidywanych działań naprawczych w wyznaczonych elementach kontroli zarządczej.

Rozdział X

§ 29

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

§ 30

Traci moc zarządzenie dyrektora nr 15 z dnia 16.08.2011r.