Zarządzenie 2/2021
ZARZĄDZENIE NR 2
Dyrektora
Miejskiego Ośrodka Kultury im. Zbigniewa Herberta
w
Pabianicach z dnia 4 stycznia 2021 r.
w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej.
Na podstawie 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 869.), komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF Nr 15, poz. 84) oraz na podstawie Statutu Miejskiego Ośrodka Kultury im. Zbigniewa Herberta w Pabianicach (Załącznik do Uchwały Nr XXXVII/483/17 Rady Miejskiej w Pabianicach z dnia 2 marca 2017) zarządza się, co następuje:
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1
Kontrolę zarządczą w Miejskim Ośrodku Kultury, zwanym dalej MOK, zwaną zamiennie IK, stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w MOKu w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
skuteczności i efektywności działania;
wiarygodności sprawozdań;
ochrony zasobów;
przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
efektywności i skuteczności przepływu informacji;
zarządzania ryzykiem.
§ 2
Informacje zarządcze stanowią podstawę dla Dyrektora IK do właściwego organizowania systemu kontroli zarządczej, w tym do podejmowania działań korygujących dla osiągnięcia celów i realizacji zadań IK oraz podpisania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.
Informację zarządczą stanowią m.in.:
wyniki kontroli instytucjonalnych, realizowanych m.in. przez zewnętrzne służby kontroli;
czynności przeprowadzane w ramach kontroli finansowo-księgowej;
kontrola funkcjonalna przeprowadzana przez dyrektora lub pracowników przez niego wskazane
stały monitoring planów rocznych (procesów i zadań);
wyniki systemu zarządzania ryzykiem wewnętrznym;
samokontrola.
§ 3
Działania podejmowane w zakresie kontroli zarządczej powinny być:
adekwatne – zaplanowane w taki sposób, aby zabezpieczały IK przed danym ryzykiem;
skuteczne – aby faktycznie zabezpieczały IK przed wystąpieniem lub skutkami danego ryzyka;
efektywne – powinny ograniczać ryzyko w pożądanym stopniu przy wykorzystaniu najmniejszych możliwych nakładów; należy dążyć do tego, aby koszty wdrożenia i funkcjonowania danego mechanizmu nie były wyższe niż przewidywane szkody, które mogłyby powstać, gdyby ten mechanizm nie funkcjonował.
§ 4
Użyte w zarządzeniu pojęcia oznaczają:
kontrola zarządcza – ogół działań podejmowanych w IK dla zapewnienia osiągnięcia celów i realizacji zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy;
informacja zarządcza – informacja, która ma wpływ na organizację systemu kontroli zarządczej, a w szczególności na proces podejmowania decyzji. Na podstawie uzyskanej informacji Dyrektor IK może podejmować działania zarządcze, umożliwiające osiąganie celów i realizację zadań IK, lub też uzyskuje zapewnienie, że IK osiąga swoje cele i realizuje zadania w sposób zgodny z prawem, oszczędny i terminowy;
kierownik komórki organizacyjnej – kierownik, osoba kierująca wieloosobowym stanowiskiem pracy lub osoby zajmujące samodzielne stanowiska pracy wyodrębnione w strukturze organizacyjnej IK;
procedura – dokument wdrożony w IK przez Dyrektora IK, który określa tryb i sposób postępowania obowiązujący przy realizacji danego zadania (np. regulamin zamówień publicznych, instrukcja kasowa, instrukcja w sprawie zasad zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków). Procedura może dotyczyć wszystkich procesów, w tym spraw finansowo-księgowych.
Rozdział II
Funkcje kontroli zarządczej
§ 5
Podstawowe funkcje kontroli zarządczej w IK to:
monitorowanie stopnia osiągania celów i realizacji zadań z przyjętymi założeniami oraz w przypadku, gdy to jest konieczne, podejmowanie działań korygujących;
uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że wydatki publiczne są dokonywane:
w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów,
w sposób umożliwiający terminową realizację zadań,
w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;
zgodnie z przepisami prawa.
3) ocena prawidłowości realizowanych zadań.
Rozdział III
Odpowiedzialność
§ 6
Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków Dyrektora IK.
Dyrektor IK na podstawie informacji zarządczych podejmuje działania umożliwiające osiąganie celów i realizację zadań IK lub też uzyskuje zapewnienie, że instytucja osiąga swoje cele i realizuje zadania w sposób zgodny z prawem, oszczędny i terminowy.
§ 7
Zastępcy Dyrektora lub kierujący komórkami organizacyjnymi IK ponoszą odpowiedzialność za nadzorowanie i kontrolowanie procesów zachodzących w kierowanych przez nich komórkach, w sposób dający Dyrektorowi IK racjonalne zapewnienie, że:
działania podległych im komórek pozostają w zgodzie z przepisami prawa, zasadami przyjętymi w IK (procedurami) oraz ze standardami;
zasoby, jakimi dysponuje jednostka, są zużywane oszczędnie i gospodarnie, a usługi świadczone klientom są na odpowiednim poziomie;
sporządzane są plany komórek z uwzględnieniem celów i zadań, plany te są monitorowane, a w konsekwencji są osiągane zamierzone rezultaty;
dane i informacje publikowane lub udostępniane wewnętrznie czy na zewnątrz są rzetelne, wiarygodne i aktualne;
zasoby organizacji (włączając w to pracowników, systemy, dane, informacje i reputację) są dostatecznie zabezpieczone i nadzorowane;
w jednostce przestrzegane są wartości etyczne;
ryzyka związane z realizacją zadań są na bieżąco identyfikowane i monitorowane w celu podejmowania działań zaradczych lub korygujących.
§ 8
Nadzorowanie i kontrolowanie jest funkcją kierowania i pozostaje integralną częścią ogólnego procesu zarządzania IK. W związku z tym do obowiązków kierowników wszystkich szczebli należy:
przedstawianie propozycji zasad (polityki), planów, standardów działań, systemów i innych środków, aby zminimalizować, ograniczyć lub usunąć ryzyko związane ze zidentyfikowanym zagrożeniem;
identyfikowanie i ocena ryzyka niepowodzenia (nieprawidłowości, straty itp.) związanego z konkretnym obszarem działań;
stosowanie innych narzędzi nadzorowania i kontrolowania, które zachęcają podległych pracowników do wykonywania obowiązków w taki sposób, aby osiągnąć cele kontroli zarządczej wymienione powyżej, oraz wymagają tego od nich;
zapewnianie skuteczności wykonywania kontroli zarządczej i dbanie o ciągłą poprawę realizowanych przez nich procesów.
§ 9
Samokontrola jest jednym z istotnych elementów ustanowionego systemu kontroli zarządczej w IK.
Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy IK bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.
Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników na podstawie obowiązujących przepisów prawa i obowiązków wynikających z zakresu czynności służbowych.
W przypadku ujawnienia nieprawidłowości pracownik dokonujący samokontroli jest zobowiązany podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości oraz niezwłocznie poinformować o tych nieprawidłowościach swojego przełożonego.
Przełożony, który został poinformowany o ujawnionych nieprawidłowościach, zobowiązany jest podjąć niezwłocznie decyzję w sprawie dalszego postępowania.
Rozdział IV
Stosowanie standardów kontroli zarządczej w IK
§ 10
Instytucja Kultury stosuje standardy kontroli zarządczej (zwane dalej zamiennie „standardami”), określone przez Ministra Finansów, które definiują podstawowe wymagania odnoszące się do budowy systemu kontroli zarządczej w sektorze publicznym oraz stanowią zbiór wskazówek przeznaczonych dla osób odpowiedzialnych za funkcjonowanie kontroli zarządczej.
Celem stosowania standardów jest dążenie do funkcjonowania spójnego i jednolitego modelu kontroli zarządczej z uwzględnieniem zadań IK i warunków, w których IK działa.
System kontroli zarządczej w IK opiera się na następujących elementach standardów:
środowisko wewnętrzne,
cele i zarządzanie ryzykiem,
mechanizmy kontrolne,
informacja i komunikacja,
monitorowanie i ocena.
Rozdział V
Środowisko wewnętrzne
§ 11
Środowisko wewnętrzne jest podstawą działania IK; prawidłowe funkcjonowanie jego elementów przyczynia się do osiągania celów i realizacji zadań IK.
Obowiązkiem pracowników IK jest wykonywanie powierzonych zadań w sposób rzetelny i bezstronny.
3. Pracownicy IK przestrzegają zasad etycznych.
4. Do promowanych wartości etycznych zalicza się w szczególności: dbałość o środki publiczne z uwzględnieniem interesu publicznego, unikanie konfliktu interesów, przestrzeganie przepisów prawa, sumienne, sprawne i bezstronne wykonywanie zadań, współpracę z innymi organami administracji publicznej, godną postawę
w miejscu pracy i poza nim, stały rozwój zawodowy.
§ 12
Stosowane w IK procedury naboru mają na celu wybór najlepszego kandydata spośród ubiegających się o stanowisko. Proces naboru przeprowadzany jest tak, aby urzeczywistniał wymogi otwartości i konkurencyjności.
Instytucja Kultury umożliwia rozwój kompetencji zawodowych (dalsze podnoszenie kompetencji osób zarządzających i pracowników przez np. kursy, szkolenia, konferencje).
Pracownicy są zobowiązani do samokształcenia i udziału w szkoleniach.
§ 13
Struktura organizacyjna IK jest dopasowana do aktualnych celów i zadań IK.
Zakresy zadań, uprawnień, odpowiedzialności i podległości poszczególnych komórek organizacyjnych oraz pracowników komórek organizacyjnych są określone w sposób spójny i przejrzysty, podlegają bieżącemu monitorowaniu oraz aktualizacji.
Każdy pracownik dysponuje określonym w formie pisemnej aktualnym zakresem obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Projekt zakresu obowiązków opracowuje bezpośredni przełożony danego pracownika, a zatwierdza Dyrektor IK.
§ 14
Delegowania uprawnień dokonuje się w ramach przyjętej struktury organizacyjnej; dotyczy ono zarówno osób zarządzających, jak i pracowników.
Zakres stałych uprawnień głównego księgowego, zastępców Dyrektora IK
i kierowników komórek organizacyjnych jest ustalony w regulaminach organizacyjnych IK.
Prowadzone są rejestry udzielonych upoważnień i pełnomocnictw, w tym odrębnie do reprezentacji sądowej oraz w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji.
Rozdział VI
Cele IK i zarządzanie ryzykiem
§ 15
Miejski Osrodek Kultury im. Zbigniewa Herberta w Pabianicach posiada zdefiniowana misję.
Zadania IK określają:
statut IK;
regulamin organizacyjny IK;
plan działalności IK, na który składają się cele oraz zadania zaplanowane na dany rok.
Podstawą sporządzenia planu działalności jest plan finansowy zatwierdzony na dany rok.
Co najmniej raz w roku, nie później niż do 31 stycznia roku, na który tworzony jest plan działalności, należy opracować wykaz ryzyk (zdarzeń niepewnych), wraz z funkcjonującymi i proponowanymi mechanizmami kontrolnymi, ograniczającymi występujące ryzyko.
§ 16
System zarządzania ryzykiem jest istotnym narzędziem w sprawowaniu skutecznej kontroli zarządczej.
W celu realizacji ww. obowiązków wszyscy pracownicy aktywnie uczestniczą w procesie zarządzania ryzykiem w IK.
Identyfikacji, analizy i oceny ryzyka oraz ustalenie metod przeciwdziałania ryzyku dokonują kierujący komórką organizacyjną raz w roku, podczas przygotowania propozycji do rocznego planu działania IK.
Rozdział VII
Mechanizmy kontroli
§ 17
Wdrażane mechanizmy kontroli powinny spełniać następujące kryteria:
adekwatności – stanowić zamierzoną odpowiedź na zidentyfikowane ryzyko;
skuteczności – skutecznie reagować na zidentyfikowane ryzyko, działać zgodnie z założeniami, zabezpieczać przed daną przyczyną lub/i ograniczać skutki;
niezależności – być niezależne od uznania, decyzji lub błędu człowieka;
efektywności – pozwalać na skuteczne postępowanie z ryzykiem przy możliwie najmniejszych nakładach; koszty wdrożenia i stosowania mechanizmów kontroli nie powinny przewyższać uzyskanych korzyści.
§ 18
Dokumentację systemu kontroli zarządczej w IK stanowią dokumenty prawa wewnętrznego, procedury, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne dokumenty wewnętrzne.
Dokumentacja jest dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.
§ 19
1. W IK prowadzony jest nadzór nad wykonywaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.
2. Właściwy nadzór służbowy obejmuje w szczególności:
jasne komunikowanie obowiązków, zadań i odpowiedzialności każdemu z pracowników oraz systematyczną ocenę ich pracy w niezbędnym zakresie
3. Do sprawowania nadzoru w ramach posiadanych kompetencji są wykorzystywane funkcjonujące narzędzia, takie jak m.in.:
1) plany działalności i sprawozdania z ich wykonania;
3) przeprowadzona identyfikacja zagrożeń realizacji celów;
4) monitoring realizacji zadań
5) oświadczenie o stanie kontroli zarządczej.
§ 20
1. W IK funkcjonują mechanizmy kontroli, mające na celu zapewnienie utrzymania ciągłości działalności (nieprzerwane wykonywanie jej zadań). W szczególności uregulowano:
1) system stałych zastępstw;
2) planowanie urlopów;
3) politykę rachunkowości;
§ 21
1. W IK dostęp do zasobów jednostki mają wyłącznie upoważnione osoby.
2. Osobom zarządzającym, kierownikom komórek organizacyjnych i pracownikom powierzono odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów IK.
3. Dostęp i ochrona dotyczą w szczególności:
1) budynków i pomieszczeń;
2) dokumentów i informacji prawnie chronionych;
3) danych osobowych;
4) systemów i sieci informatycznych;
5) inwentaryzowania zasobów;
6) bezpieczeństwa pożarowego;
7) bezpieczeństwa i higieny pracy.
§ 22
Wdrożone w IK mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych zakładają:
1) rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie wszystkich zachodzących operacji;
2) ewidencjonowanie wszystkich etapów rozliczeń poprzedzających płatność dochodów i wydatków, w tym zaangażowania środków;
3) kontrolowanie przez głównego księgowego jednostki kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji finansowych i gospodarczych;
4) autoryzację wszystkich operacji finansowych przez Dyrektora IK lub osoby przez niego upoważnione;
5) wprowadzenie podziału kluczowych obowiązków dotyczących zatwierdzania, realizacji i rejestrowania operacji finansowych między różnych pracowników
na różnych poziomach kontroli finansowej, tj.:
a) wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań: analiza potrzeb, określenie szacunkowej wysokości zobowiązania, zbadanie projektów dokumentów skutkujących zaciąganiem zobowiązania oraz sprawdzenie jego zgodności
z planem finansowym i harmonogramem,
b) kontroli merytorycznej: sprawdzenie zgodności przedmiotu zamówienia
z wnioskiem lub umową, kontrola jego oceny i jakości oraz potwierdzenie wykonania dostawy lub świadczenia usług,
c) kontroli formalno-rachunkowej: sprawdzenie, czy dokumenty dotyczące operacji gospodarczej są zgodne z przepisami prawa oraz wolne pod błędów rachunkowych,
d) wstępnej kontroli operacji gospodarczej: złożenie przez głównego księgowego IK podpisu świadczącego o tym, że nie zgłasza zastrzeżeń do oceny merytorycznej i formalno-rachunkowej, dokonanej wcześniej przez właściwych pracowników, oraz że zobowiązania mieszczą się w planie finansowym,
a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie;
6) weryfikację tego typu operacji przed realizacją i po realizacji.
Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczych regulują przyjęte w jednostce akta prawa wewnętrznego,
w szczególności:
1) polityka rachunkowości, określająca m.in.:
a) ujmowanie w księgach rachunkowych zapisów zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
b) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
c) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
d) sporządzanie sprawozdań finansowych,
e) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą o rachunkowości;
2) instrukcja w sprawie obiegu i kontroli dokumentów księgowych;
3) instrukcja w sprawie zaciągania zobowiązań oraz dokonywania wstępnej kontroli;
5) instrukcja inwentaryzacyjna;
6) zasady zamówień publicznych;
7) inne regulacje mające wpływ na proces wydatkowania środków publicznych.
Wykonanie dyspozycji środkami pieniężnymi Dyrektor IK powierza głównemu księgowemu.
Poszczególne czynności związane z realizacją operacji finansowych lub gospodarczych są wykonywane wyłącznie przez osoby do tego upoważnione.
§ 23
W ramach mechanizmów służących zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych w szczególności:
1) korzysta się wyłącznie z aplikacji zatwierdzonych do użytku (autoryzowanych);
2) wprowadza się fizyczne i logiczne środki zapobiegające nieuprawnionemu dostępowi do zasobów informatycznych;
3) stosowane jest oprogramowanie antywirusowe;
Szczegółowe regulacje dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa w zakresie systemów i zasobów informatycznych zawarto m.in. w polityce bezpieczeństwa.
Rozdział VIII
Informacja i komunikacja
§ 24
W IK dąży się do zapewnienia osobom zarządzającym i pracownikom właściwej, rzetelnej informacji potrzebnej do realizacji zadań, dostarczonej w odpowiedniej formie i czasie.
Przekazywana informacja powinna być:
2) terminowa;
3) aktualna;
4) dokładna – powinna być rzetelna i poprawna (niezniekształcona czy przeinaczona), powinna być również jak najbardziej kompletna, aby dawała możliwie szeroki i rzeczywisty ogląd zagadnienia;
5) dostępna – należy zadbać, aby osobom upoważnionym dało się ją łatwo i w sposób przystępny uzyskać.
§ 25
1) obowiązkiem każdego pracownika wykonującego zadanie jest informowanie przełożonych o stwierdzonych nieprawidłowościach lub/i zagrożeniach w związku z realizacją zadania;
2) szybki, sprawny i efektywny przepływ informacji w IK zapewniają m.in. kanały elektronicznej komunikacji wewnętrznej oraz narady, szkolenia i spotkania
w zespołach i grupach roboczych.
§ 26
1. Kanałami komunikacji zewnętrznej, zgodnie z zasadami komunikacji określonymi przez Dyrektora IK, są w szczególności:
1) strona internetowa IK;
2) Biuletyn Informacji Publicznej;
4) udzielanie informacji w trybie dostępu do informacji publicznej;
5) przyjmowanie i rozpatrywanie skarg i wniosków.
2. Informacje na stronie internetowej oraz w Biuletynie Informacji Publicznej są aktualizowane na bieżąco.
Rozdział IX
Monitorowanie i ocena
§ 27
Skuteczność poszczególnych elementów kontroli zarządczej podlega bieżącemu monitorowaniu w celu rozwiązywania zidentyfikowanych problemów.
Kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy są zobowiązani
do przekazywania wszelkich informacji, które mogą wpływać na ocenę działania IK, w szczególności:
różnic inwentaryzacyjnych;
wykrytych oszustw i manipulacji;
uwag zewnętrznych organów nadzoru lub kontroli;
skarg pracowników, oferentów;
skarg , wniosków, zażaleń klientów IK.
Celem monitorowania jest:
1) pozyskanie i zgromadzenie w jednym miejscu informacji dotychczas gromadzonych w różnych obszarach działalności IK i przez różne komórki organizacyjne;
2) przetworzenie ich w informacje zarządcze.
§ 28
1. W celu prowadzenia bieżącej oceny kontroli zarządczej i funkcjonowania
jej poszczególnych elementów oraz upewnienia się co do stopnia realizacji funkcjonowania poszczególnych standardów kontroli zarządczej w IK raz w roku przeprowadzana jest samoocena.
2. Decyzja dotycząca zakresu, formy i sposobu przeprowadzenia samooceny należy do Dyrektora IK.
3. Samoocena powinna być udokumentowana i powinna stanowić proces odrębny
od bieżącej działalności.
4. Udokumentowaniem procesu samooceny w IK są:
1) ankieta samooceny;
2) analiza wyników samooceny, zawierająca wskazanie słabych elementów kontroli zarządczej oraz przewidywanych działań naprawczych w wyznaczonych elementach kontroli zarządczej.
Rozdział X
§ 29
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
§ 30
Traci moc zarządzenie dyrektora nr 15 z dnia 16.08.2011r.
metryczka
Wytworzył: Maria Wrzos - Meus (8 lutego 2021)
Opublikował: Robert Gabrjanczyk (8 lutego 2021, 13:12:13)
Podmiot udostępniający: Miejski Ośrodek Kultury
Ostatnia zmiana: brak zmian
Liczba odsłon: 985